業務の効率化やコスト削減に役立つ！インターネットFAXについて基礎知識から解説します
近年、デジタル技術の進化により、ビジネスや個人間でのファックスの送受信方法が大きく変化し、その中でも注目を集めているのがインターネットFAXです。
インターネットFAXは従来の紙ベースのFAXをスマートにデジタル化し、インターネットを介してFAXを送受信する時間短縮と効率化を考えた方法です。
電子メールと同様に、デジタルデータとして送信されるので紙の使用や電話回線の必要性がなくなり、業務の効率化が期待できます。
インターネットFAXを利用するには専用のアプリケーションやオンラインサービスを使用することが一般的です。
インターネットFAXを利用するメリットとは
ネットFAXを利用するメリットの部分はいくつかあります。
まず第一に、紙を使わずにデジタルデータでファックスを送受信できる点が魅力です。
これにより、環境への負荷を軽減するだけでなく、ファイリングや保存の手間も省くことができます。
ネットFAXは使い勝手が非常に良いです。
送信や受信の手順が簡単で、数クリックで瞬時にファックスを送信することができます。
さらに、受信したファックスは電子データとして保存されるため、検索や共有が容易です。
さらに、インターネットFAXは移動の自由さがあります。
モバイルアプリを利用することで、スマートフォンやタブレットからでもファックスの送受信が可能です。
出張先や外出先からでも重要な文書をやり取りすることができます。
インターネットFAXは多機能性も魅力の一つです。
ファックスに加えて、電子メールのような機能を備えていることがあります。
例えば、複数の受信者に一斉送信したり、ファイルを添付して送信することもできます。
最後に、インターネットFAXはコスト面でも魅力的です。
従来の紙のFAXでは用紙やインクの消耗品が必要でしたが、インターネットFAXではそれらの費用を削減することができます。
多くのサービスプロバイダが低価格なプランを提供しており、コストパフォーマンスが高いのです。
インターネットFAXと従来のFAXとの違い
インターネットFAXと従来のファックスとの違いですが、従来型が電話回線を用い、受信は紙に印刷し送信は紙資料をスキャンして送るのに対して、こちらはインターネット回線を利用して送ることになります。
イメージ的に言えば、パソコンやスマートホンでも既に使っている人の多い電子メールの送受信と同じようなイメージで扱えるのがインターネットFAXとなります。
このイメージはこちら側だけであっても全く問題なく、相手側は今までどおり電話回線を用いてファックス機器で紙に打ち出される形態であっても問題なく使えます。
言うまでもありませんが、相手側もこちらと同じようにインターネットFAXを利用している場合であってももちろん問題はありません。
利点として、電話回線の料金が不要になること、紙やインクなどの消耗品が不要になること、そして固定電話回線ではなくネットですので、ネットに繋がる環境さえあれば外出先でも送受信できることが挙げられます。
インターネットFAXの比較ポイントとは
従来のFAXからインターネットFAXに切り替えている企業が増加しています。
FAXを使用するために必要になる専用機器が不要なので、購入やレンタルにかかる費用、ランニングコストなど余計な出費が抑えられます。
また、一斉送信できる機能などが備わっているので、効率よく業務をすることが可能です。
少ない人員で事務作業をしている企業が少なくないことを考えると、人手不足をカバーするための有効なツールになると期待できます。
そこで、インターネットFAXを導入する際の比較ポイントを見ていきます。
企業にとっては料金の安さも大事ですが、トラブルなく利用できることが最も重視するべきポイントです。
トラブルが頻繁に発生してしまえば、業務に支障が出ることが考えられます。
企業間でやり取りをする機会が多くあるので、セキュリティの高さも重要です。
ほとんどのインターネットFAXは安全に使用できますが、中にはセキュリティに問題があるので、よく調べてから決めるべきです。
インターネットFAXにはデメリットもあるのか
インターネットFAXには便利な面もありますが、デメリットも存在します。
まずセキュリティ上の懸念があります。
データが電子的に送信されるため、ハッキングや不正アクセスのリスクがあります。
機密性の高い情報や個人情報を送信する場合には、注意が必要です。
またインターネット接続が必要です。
ネットワークに問題が生じた場合や、インターネット接続が不安定な場所では、送信や受信が遅延したり、エラーが発生する可能性があります。
特に災害時や緊急時には、インターネット接続が途絶えることがありますので、その点にも留意する必要があるでしょう。
さらに相手方がインターネットFAXに対応していない場合、受信ができない可能性があります。
古いFAX機を使用している組織や個人がまだ存在しているため、相互の互換性には問題が生じることがあるのです。
電子的なファイル形式での送受信になるため、用紙の印刷やファイルの保存が必要な場合には、手間やコストがかかる可能性があります。
大量のデータを送信する場合には、通信料やストレージ容量の制約があるかもしれません。
